Wet en Regelgeving

Deze taken zijn vastgelegd in de volgende wet- en regelgeving:

Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276)
Herin zijn de algemene kaders voor archiefbeheer geregeld. Zo bepaalt deze wet dat een gemeente een archiefverordening moet vaststellen en de bevoegdheden van de gemeentearchivaris.

Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671)
De Archiefwet 1995 regelt slechts de hoofdlijnen. De detaillering van deze hoofdlijnen is overgelaten aan de minister. In een door hem vastgesteld Archiefbesluit wordt daar invulling aan gegeven. Er is er nog een ministeriele regeling waarin nadere eisen worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen, archiefruimten, gegevensdragers en ordening van archieven.

Archiefverordening provincie Zuid-Holland
In de Archiefwet 1995 is geregeld dat het toezicht op de zorg van archiefbescheiden wordt uitgevoerd door Gedeputeerde Staten en een door hen aan te stellen provinciaal archiefinspecteur. In de Archiefverordening van de Provincie Zuid-Holland worden regels gesteld over de rol van GS bij bouw, verbouw van de archiefbewaarplaats en archiefruimten en de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Van het laatstgenoemde aspect is sinds 2008 ook een afzonderlijke beleidsregel vastgesteld.Per 1 oktober 2012 is de functie van provinciaal archiefinspecteur opgeheven. Het college van GS blijft echter wel toezichthouder maar onder vigeur van de in de gemeentewet opgenomen generiek toezicht. In een bestuursovereenkomst heeft de provincie met de gemeente afspraken gemaakt over de wijze van verslaglegging. In de bij Archief Delft aangesloten gemeenten gebeurt dat op basis van het zogenaamde KPI verslag.

Archiefverordening van Delft 2012
De Archiefwet 1995 geeft aan dat de gemeenteraad een Archiefverordening moet vaststellen. Hierin is aangegeven hoe de gemeente invulling geeft aan de uitvoering van de Archiefwet en de daarmee verband houdende regels. Exacte invulling van beheer van archiefbescheiden, die nog niet aan de gemeentearchivaris zijn overgedragen, worden geregeld in het besluit Informatiebeheer Delft 2006.

Besluit Informatiebeheer Delft 2012
In deze regels, vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders, wordt aangegeven wie ambtelijk verantwoordelijk is en wie de uitvoering op zich neemt van het informatiebeheer en archivering. Verder zijn er procedures rondom het vernietigen, vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden en overbrenging naar het gemeentearchief.

Verwante wetgeving

Wet Openbaarheid van Bestuur
Deze met de Archiefwet nauw verwante wet regelt de openbaarheid van documenten die , voordat zij zijn overgebracht, bij de gemeentelijke organisatie berusten. Anders dan de Archiefwet geeft deze wet geen direct recht op toegang, hoewel jurisprudentie dat recht min of meer wel toekent, tot de documenten maar recht op informatie.

Gemeentewet
Hierin is het verticaal toezicht geregeld zoals de provincie op gemeenten uitvoert. Toezicht op het archiefbeheer is hiervan onderdeel. In het beleidskader “Nieuwe Schoenen” dat is vastgesteld door het Interprovinciaal Overleg wordt de procedure en de beleidsregels nader beschreven.