Taken

Archief Delft is de organisatie die, onder leiding van de gemeentearchivaris, de archiefwettelijke taken uitvoert voor de gemeenten Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Rijswijk. Het gaat daarbij om de volgende taken

Beheer
Beheer van archieven omvat zowel het zogenaamd fysieke als het intellectueel beheer. Het fysiek beheer gebeurt in het archiefdepot en inmiddels ook het e-depot en bijvoorbeeld door restauratie en behoudswerkzaamheden. Onder intellectueel beheer wordt verstaan: het toegankelijk maken en houden van deze informatie.
Archief Delft beheert een drietal collecties, namelijk Archieven, Beeld en Geluid en Bibliotheek. Deze vinden hun grondslag in art. 31 Archiefwet 1995 en artikel 2.3 besluit informatiebeheer Delft 2012.

Beschikbaarstellen
Artikel 14 Archiefwet 1995 biedt een ieder de mogelijk om kosteloos inzage te krijgen in de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Archief Delft heeft daartoe een aantal voorzieningen getroffen. De studiezaal die gevestigd is in het pand Oude Delft 169 biedt de mogelijkheid onderzoek te doen en stukken uit het depot op te vragen. Daarnaast biedt Archief Delft bezoekers de mogelijkheid hun onderzoek via het internet te doen. Deze website is daarvoor het startpunt. Inmiddels staan vele toegangen, scans van archieven en nadere toegangen online.

Toezicht
Naast de reeds naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven zijn er in de gemeentelijke organisatie archieven aanwezig. Soms met betrekking op nog lopende zaken maar ook op zaken die afgerond zijn. De Archiefwet stelt ook regels voor die archieven. Middels de Wet Openbaarheid van Bestuur, is eventueel een beroep te doen om die verkrijgen. Adequaat archiefbeheer is nodig om dat recht te kunnen waarborgen maar ook er zorg voor te dragen dat informatie indien nodig bijvoorbeeld in verband met de Wet Bescherming Persoonsgegevens tijdig wordt vernietigd. Daarnaast kan slecht archiefbeheer leiden tot ineffeciente bedrijfsvoering en daarmee verkwisting van publieke gelden. Ook is het van belang om archieven voor later onderzoek in goede orde te bewaren en zal daarom ook uiteindelijk een gedeelte van deze archieven worden overgedragen aan het archiefdepot. Om na te gaan of deze regels ook daadwerkelijk worden uitgevoerd is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet is geregeld daarvan. Steeds vaker gaat het in dit toezicht om digitale informatie.