Acquisitie particuliere archieven

Beheer en behoud van particuliere archieven

Naast overheidsarchieven beheert Archief Delft ook honderden archieven van particulieren: naast individuen zijn dat vooral kerken, verenigingen, bedrijven en families. Ook foto’s, films, video- en geluidsbanden maken deel uit van onze collecties. Maar we zijn altijd op zoek naar meer materiaal met informatie over Delft en de omliggende gemeenten.

Wilt u weten hoe u het archief van uw organisatie, bedrijf of vereniging op een goede en efficiënte manier kunt beheren? Klik hier voor onze handleiding of neem contact op met ons op.

Veel gestelde vragen

Kan ik mijn archief of collectie ook bij het Archief Delft kwijt?

Hebt u een interessant archief van uw sport- of muziekvereniging op zolder staan? Was uw grootvader een fervent amateurfotograaf en heeft u een mooie collectie negatieven van hem in huis? Zoekt u een goed onderkomen voor het archief van uw familiebedrijf? Dan kunt u overwegen om dit bij het Archief Delft onder te brengen. Dit kan in principe gratis. Uiteraard nemen wij niet zomaar alles op. We stellen een aantal voorwaarden.

Uw archief of verzameling moet:

  • betrekking hebben op Delft of de omliggende gemeenten;
  • een aanvulling zijn op de collecties die Archief Delft al in huis heeft.

Archief Delft verzamelt alleen papieren en digitale archieven, beeld- en audiovisueel materiaal. Voor voorwerpen, beeldjes, schilderijen en andere kunstvoorwerpen verwijzen we u graag naar Museum Het Prinsenhof.

Wat moet ik doen om mijn archief of collectie onder te brengen bij het Archief Delft?

Als u een archief of verzameling onder wilt brengen bij het Archief Delft, komt eerst een van onze relatiebeheerders ernaar kijken. Die bepaalt samen met u of de collectie op de juiste plaats is in het Archief Delft. Daarbij zal in de eerste plaats gekeken worden naar de waarde als informatiebron.

Als de collectie interessant is voor Archief Delft, gaan we kijken naar de staat waarin deze verkeert. Archieven moeten bij voorkeur in goede staat zijn. Zo moeten ze verpakt worden in zuurvrije dozen en omslagen. Deze materialen kunt u betrekken van Archief Delft.

Ook is het fijn als door middel van een lijst enigszins duidelijk is wat er in zit. Als een archief niet aan deze eisen voldoet, zouden we het fijn vinden indien u bereid bent ervoor te zorgen dat dit alsnog gebeurt. De vormers van een archief weten vaak het

Raak ik straks alle zeggenschap over mijn collectie kwijt?

Als u een archief of collectie bij Archief Delft onderbrengt, kunt u kiezen uit verschillende mogelijkheden. Zo kunt u een archief schenken of in bewaring geven. In het tweede geval blijft u de eigenaar en kunt u het archief zelfs weer opeisen.

Als u een collectie foto’s of audiovisueel materiaal schenkt of in bewaring geeft, kunt u ervoor kiezen om de auteursrechten zelf te behouden of die over te doen aan Archief Delft. Zo is er voor elke situatie wat te bedenken.

Kan iedereen dan zomaar in mijn archief snuffelen?

Als een archief of collectie wordt opgenomen is het in principe openbaar en mag iedereen het inzien.

Toch kunt u, bijvoorbeeld uit privacy-overwegingen, afspreken dat het geheel of gedeeltelijk pas over een bepaalde periode openbaar wordt. Die periode kan soms wel 75 jaar duren. Al die tijd kan niemand er zonder uw toestemming in neuzen. Dit alles wordt vastgelegd in de akte van schenking of overdracht.

U kunt een archief overigens niet voor ‘eeuwig’ op slot doen. Als u dat wilt, hoort het niet thuis in een openbaar archief en kunt u het beter zelf bewaren.

Wat komt er op papier als ik mijn archief overdraag?

Als uw archief of collectie geheel volgens plan bij ons is ondergebracht, tekenen beide partijen een akte van schenking of bewaargeving.

Daarin wordt formeel vastgelegd:

  1. waar het archief vandaan komt;
  2. over welke periode het loopt;
  3. onder welke voorwaarden het is ondergebracht;
  4. welke delen wel en niet voor iedereen in te zien zijn.

Kijk hier naar een voorbeeldakte van schenking of bewaargeving.

Tot slot wordt het archief of de collectie voorzien van een definitieve inhoudsopgave. Deze wordt geplaatst in de studiezaal en op de website van Archief Delft.