Kwaliteitshandvest dienstverlening

E-mailadres Afdrukken PDF

Om de kwaliteit van de dienstverlening van het Archief Delft optimaal te maken, zijn normen en afspraken geformuleerd, welke zijn vastgelegd in het Kwaliteitshandvest "ERFGOED DELFT - Dienstverlening bij het Archief Delft". Deze normen hebben betrekking op informatieverstrekking en de raadpleging van archieven en collecties in de studiezaal en op afstand: schriftelijk, telefonisch of via internet en e-mail. Ook zijn hierin de belangrijkste regels verwerkt die voor u als bezoeker gelden, en procedures waarmee wij werken.

Wij hopen met deze afspraken de belangen van bezoekers, medewerkers en collecties zo goed mogelijk te behartigen. Vanwege het grote belang hiervan houdt de Gemeentearchivaris zich het recht voor een bezoeker uit het Archief Delft te verwijderen of de toegang te ontzeggen, wanneer deze zich hieraan niet houdt.

Uw suggesties (en eventueel klachten) zijn van harte welkom. In de studiezaal liggen formulieren waarin u uw voorstel kwijt kunt. Natuurlijk kunt u ons ook per Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.  of schriftelijk (Postbus 78, 2600 ME Delft) benaderen.

 

1. Dienstverlening in het gebouw van het Archief Delft  

De kantoor- en publieksruimten van het Archief Delft zijn gevestigd in een prachtig grachtenpand van meer dan 400 jaar oud. Het monumentale karakter van het Wapen van Savoyen zorgt echter voor enige beperkingen in de dienstverlening, vooral aan gehandicapte bezoekers. Wij trachten eventuele ongemakken zo gering mogelijk te houden.

Bij het Archief Delft hangt een publicatiebord met daarop de huisregels en relevante mededelingen. Bij uw bezoek aan de studiezaal hangt u uw jas op de kapstok en bergt u uw tas in een kluisje. Wij kunnen ons niet aansprakelijk stellen voor het zoekraken van uw eigendommen. Verdere algemene regels: Roken is in dit gebouw verboden, eten en drinken kunt u in de voorzaal. Als u elders in het gebouw moet zijn, kan dit uitsluitend onder begeleiding. Huisdieren kunnen helaas niet worden toegelaten.

De studiezaal is geopend van dinsdag t/m donderdag van 9.00 tot 17.00 uur. Tijdens de opening is sprake van volledige dienstverlening op de studiezaal.


1.1 Studiezaalbezoek
Als studiezaalbezoeker schrijft u zich bij uw eerste bezoek in en u verklaart hiermee zich aan de huisregels te houden die op de achterzijde staan verwoord; u krijgt dan een bezoekerspas uitgereikt. Deze pas kunt u houden. Bij ieder volgend bezoek hoeft u zich alleen bij de studiezaalmedewerker te melden met uw naam en pasnummer. Het Archief Delft garandeert de privacybescherming van de verstrekte persoons-gegevens. In de studiezaal wordt zacht gesproken, zodat we elkaar zo min mogelijk storen.

U kunt met uw onderzoeksvragen altijd terecht bij de studiezaalmedewerkers. Zij zijn herkenbaar aan een naambordje op hun bureau. Van hen kunt u verwachten dat ze deskundig en aanspreekbaar zijn. Bij uw eerste bezoek introduceren zij u in de gang van zaken bij archief- en bibliotheekonderzoek, bieden u hulp bij het gebruik van toegangen, archivalia en apparatuur. Zij attenderen u op archieven en publicaties die van belang kunnen zijn, eventueel met doorverwijzing naar andere archieven. Tevens informeren zij u over beschikbaarheid en openbaarheid van archieven, bieden hulp bij het oplossen van eenvoudige problemen op het gebied van oud-schrift en ontcijferen van data. Het is hun taak toe te zien op naleving van de regels voor bezoekers, zodat ieders onderzoek zo ongestoord mogelijk kan verlopen.

Alle toegangen op archieven zijn in de studiezaal aanwezig. Het aanvragen van stukken of kopieën van stukken kan van dinsdag t/m donderdag tot 16.30 uur. U kunt meerdere stukken ineens aanvragen, maar u krijgt slechts één stuk (of boek of omslag) tegelijk op tafel. Uw aanvraag wordt zo mogelijk direct gehaald. Originelen van gemicroficheerde stukken, stukken die niet openbaar zijn en stukken die zich in zeer slechte staat bevinden, krijgt u niet ter inzage. Een eventuele weigering wordt met redenen omkleed.

Uiteraard behandelt u de stukken heel voorzichtig, en zorgt u ervoor dat er niet op wordt geschreven of gevlekt. Het is belangrijk dat de volgorde van losse stukken in een omslag blijft. De stukken blijven in de ruimte waar u ze ter inzage krijgt aangeboden.

Veel stukken zijn op microfiche beschikbaar. U kunt ze via zelfbediening raadplegen. Om te voorkomen dat microfiches verkeerd worden teruggeplaatst, gebruikt u een signaalkaart. Op ieder leesapparaat bevindt zich zo'n genummerde kartonnen tab die u in de plaats van het te raadplegen microfiche zet. U gebruikt slechts één zo'n kaart en daarmee mag u slechts één microfiche ineens uit de laden nemen. Onthoud het nummer op uw signaalkaart goed. Indien de microfiches onvoldoende leesbaar zijn, krijgt u de originelen ter beschikking gesteld, tenzij de materiële toestand zich daar tegen verzet. Met een reader-printer kunt u zelf afdrukken van microfiches maken. De studiezaalmedewerkers zijn u hierbij de eerste keer graag behulpzaam.

1.2 Kopieën en foto's
In principe kunt u kopieën van documenten krijgen. Zij worden zo mogelijk direct geleverd. Voor grote aantallen geldt een levertijd van maximaal 14 dagen waarbij de bestelling tegen gemaakte kosten kan worden toegezonden.
Voor het behoud van de stukken is het echter nodig om aan deze mogelijkheid enige beperkingen te stellen. Van de volgende categorieën maken wij geen fotokopieën:
- perkamenten stukken, stukken in slechte staat, prenten, tekeningen en foto's
- boekbanden in slechte materiële staat en banden dikker dan 5 cm
- stukken die op de glasplaat moeten worden platgedrukt, of er niet op passen
- gemicroficheerde stukken (hiervan kunt u zelf prints maken)

Wanneer een document niet gefotokopieerd kan worden, bieden wij u de mogelijkheid om er een digitale opname van te bestellen. Er hangt een tarievenlijst in de studiezaal. U betaalt de bestelling vooraf. De levering duurt maximaal drie weken. Ook kunt u in overleg met de studiezaalmedewerkers met eigen apparatuur opnames maken van archiefstukken. Voor stukken uit de collectie Beeld en Geluid ligt dit moeilijker (copyrights). Bij het fotograferen gebruikt u geen flitslicht.

2. Dienstverlening op afstand

2.1. Schriftelijk
Als u het Archief Delft schriftelijk verzoekt om inlichtingen of kopieën, krijgt u binnen vijf werkdagen na ontvangst een reactie met een uitleg over de procedure en de kosten. Daarbij wordt een formulier met een portvrije retourenveloppe gevoegd, waarop u kunt aangeven of u akkoord gaat met de procedure en welke kosten u maximaal wilt besteden.

2.2. Telefonisch
Als u het Archief Delft opbelt mag u rekenen op:
- informatie over het producten- en dienstenaanbod
- informatie over de aanwezigheid en bereikbaarheid van medewerkers
- correct doorverbinden
- gegarandeerd terugbellen (indien toegezegd)

2.3. Internet
Wij streven ernaar om zoveel mogelijk archieven en indexen daarop via internet beschikbaar te stellen. Voorbeelden zijn de Digitale Stamboom Delft, de Digitale Arena en CollectieDelft. Op de internetsite van het Archief Delft www.delft.nl/archief) is informatie beschikbaar als openingstijden en bereikbaarheid, een overzicht van onze producten en diensten, en de wijze van levering. Tevens vindt u hier het laatste nieuws van het Archief Delft.

E-mail wordt in principe uiterlijk de eerste werkdag na ontvangst beantwoord. De uiterste termijn hiervoor is een week. Wanneer afhandeling binnen deze termijn niet mogelijk is, wordt aangegeven op welke wijze en op welke termijn afhandeling zal plaatsvinden.

Laatst aangepast op maandag 01 februari 2010 09:54  
Share to Facebook Share to Twitter Share to Linkedin Share to Google 
Deze website maakt gebruik van cookies. Informatie over cookies